Het was een opdracht in een mooie gemeente, waarbij Anne kon samenwerken met een manager met focus op een heel actueel onderwerp. En hoe mooi is het als je samen kan toewerken naar een stad waar geen afval bestaat en grondstoffen steeds opnieuw worden gebruikt! De opdracht? Vorm een tandem met de programmamanager zodat de nieuwe Strategie Circulaire Economie 2024-2027 op tijd door de gemeenteraad kan worden vastgesteld.

Een leefbare stad

Voor de gemeente Leiden betekent Circulaire Economie invulling geven aan de rijksdoelstellingen en daarmee aan de Parijse akkoorden. Maar dat is niet de enige drijfveer van de gemeente om circulaire economie hoog op de agenda te zetten. Circulaire economie houdt de stad namelijk ook in de toekomst leefbaar.

Een goede basis

Leiden is geen ‘groentje’ op het gebied van circulaire economie: de stad vervult op een aantal gebieden een voorbeeldfunctie voor andere gemeenten. Zo vraagt de gemeente vanaf 2023 alle gemeentelijke bouwprojecten 100% circulair uit. Ook ontwikkelde de gemeente de afgelopen jaren de Leidse Ladder: dit is hét monitoringssysteem voor circulariteit in projecten in de openbare ruimte. Daarnaast beschreef Leiden met routekaarten hoe de circulaire principes van initiatieffase tot realisatiefase van een project vorm kunnen krijgen. Zo zorgt Leiden er stap voor stap voor dat de hele openbare ruimte, de kades en bruggen, riolering, straatmeubilair en bestrating circulair wordt ontworpen, uitgevraagd en aanbesteed.

Programmamanagement is een goede aanpak

In de Strategie Circulaire Economie 2024-2027 van Leiden wordt toegewerkt naar 2 mijlpalen: 2030 en 2050. De eerste mijlpaal, 2030, is een tijdshorizon die te overzien is en waar de basis voor circulaire economie moet zijn gelegd: 50% (abiotische) materiaalreductie ten opzichte van 2016. De tweede mijlpaal, 2050, is de stip op de horizon: een volledig circulaire economie. Programmamanagement is een geschikte aanpak om deze doelen te bereiken en is daarom als werkwijze in de strategie verweven. 

Programmakennis en -ervaring

“Mijn opdracht bestond niet uit het trekken van het programma”, vertelt Anne. “Er is een uitstekende programmamanager met een divers en nieuw programmateam. Zij wilde graag dat ik haar en haar team met mijn kennis en ervaring op het gebied van programmamanagement bij zou staan en het team mee zou nemen in het programmatisch samenwerken.

Maak het tastbaar en meetbaar

Om tot een meerjarig programma zoals een strategie circulaire economie te komen, begin je met een droom. Anne’s eerste vraag was dan ook: ‘Wat wil je als stad bereiken?’ Vervolgens werden ER-doelen geformuleerd: ‘Wat wil je verbeteren aan de situatie?’ “Het is heel belangrijk dat deze doelen strak en SMART geformuleerd zijn”, zegt Anne. “Je wil namelijk weten of je de doelen haalt. Als je de doelen niet SMART genoeg formuleert heb je altijd prijs: elke kleine stap is dan al goed. Maar dit betekent niet automatisch dat je de juiste dingen doet of voldoende effect bewerkstelligt. Ik hielp het team hierbij. Met SMART doelen leg je ook een basis voor het bepalen van de hoeveelheid inspanningen. Denk hierbij aan projecten, processen of lijnwerkzaamheden die moeten worden uitgevoerd om de doelen haalbaar te krijgen.”

Vragen stellen en meedenken

“Mijn rol tijdens het hele proces was vooral duidelijke en kritische vragen stellen en meedenken”, legt Anne uit. “Dit hielp het team om tot de juiste SMART-doelen, projecten en processen te komen.” Je zou denken dat het voor een programmateam verwarrend is om een externe vraagbaak op zo’n proces te hebben. Anne heeft dat niet zo ervaren. “Er was een duidelijke rolverdeling. De programmanager was de trekker. Zij bleef gedurende het hele traject het aanspreekpunt voor haar team en de organisatie. De programmamanager en haar team waren eigenaar en bepaalden de inhoud. Ik fungeerde als een soort ‘buitenboordmotor’. Met het toevoegen van praktijkervaring, een stuk theorie en het stellen van kritische vragen haalden we de verdieping en kreeg het programma verder vorm. Soms nam ik ook het team even mee. De programmamanager kon zich dan op zaken focussen die op dat moment de aandacht vroegen, zoals het proces om de juiste gedragen stukken naar het directieteam, het college en de raad te brengen. Deze manier van werken is waar we als P2 voor staan. Met onze coaching geven we teams en organisaties de tools en vaardigheden om het uiteindelijk zelf te kunnen doen. En mijn overtuiging is, dat ik mijn opdrachtgevers beter op weg help door het stellen van vragen, dan door het geven van antwoorden.”

Pittig, maar de moeite waard

Het resultaat van de inspanningen van de programmamanager, het programmateam en Anne mag er zijn. De strategie heeft vorm gekregen en het uitvoeringsprogramma ziet op tijd het licht. Daarnaast weet het team wat programmatisch werken is en heeft het de kans gehad om volop mee te werken aan het vormgeven van het programma. “Dit was voor de gedreven teamleden niet altijd een makkelijke opgave”, zegt Anne. “Het kost tijd om een Doelen en Inspanningen Netwerk (DIN) te maken. Het opzetten van de matrix is tijdsintensief en het proces naar college en raad is soms verrassend. Hierdoor kwam het team soms minder aan de eigen circulaire projecten, processen of werkzaamheden toe.” Inmiddels heeft de milieuraad Leiden een goed advies gegeven op de strategie. De inspraak is doorlopen. De strategie is zo goed als klaar. En ondertussen krijgt het uitvoeringsplan vorm en is er enthousiasme binnen de organisatie voor deze beweging naar een Circulaire Economie. Daar kan Leiden trots op zijn!

Het mes snijdt aan twee kanten

“Het mooie aan dit proces was, dat het uitwisselen van kennis en ervaring wederzijds was”, lacht Anne. “Door het enthousiasme van de programmamanager en het team leerde ik veel over circulaire economie, circulair bouwen en het creëren van draagvlak binnen een organisatie. En bij de verbouwing van mijn huis pas ik zelfs de Leidse Ladder toe! Circulaire principes passen ook bij P2: we hebben onze thuisbasis in Houtwerk, een uit hout opgetrokken kantoorgebouw. Ook verbetert P2 elke keer de eigen impact. De inhoudelijke kennis die ik in Leiden opdoe breng ik ook weer in bij P2. En dat past goed bij onze B corp ambities: we zijn gericht op het maken van impact.”

Alles binnen 1 jaar

Wat vond Anne de grootste uitdaging? “We moesten in een periode van een jaar, rekening houdend met alle procedures en protocollen, een strategie en een uitvoeringsprogramma voor 4 jaar vastgesteld krijgen door de Raad. En dat was heel pittig. Die tijd was kort voor het denkproces, het vragen en verwerken van het advies van de Leidse Milieuraad, de inspraak van de Leidenaren en niet te vergeten het, tijdens het proces, meenemen van het team, de organisatie en de raad. Want draagvlak is cruciaal om tot een plan te komen dat ook uitgevoerd moet worden. En alsof dat nog niet genoeg was, liepen de inspanningen van de huidige programma-periode gewoon door. Om dit goed te doen, was het belangrijk dat je focus hebt en houdt, goed samenwerkt, plant en afstemt. Het was fantastisch te zien hoe de programmamanager dit met veel enthousiasme en inzet voor elkaar kreeg.”

Steeds weer wat wijzer

Het leuke van de opdrachten die P2-professionals uitvoeren, is dat zij er zelf ook wijzer van worden. Voor Anne was dat in dit proces niet anders. “De programmamanager liet duidelijk zien dat bij een programma 3 dingen belangrijk zijn:

• houdt foucus
• het hoeft niet 100% af te zijn, zolang je maar 80% of 70% beweging hebt gemaakt
• zet in op de zaken waar je de grootste impact maakt

Deze kennis zet ik zeker in bij mijn volgende opdrachten!"

Tip!

Anne sluit zijn verhaal met een tip voor organisaties die aan de slag gaan met circulaire economie. “Het Nationaal Programma Circulaire Economie geeft aan waar het Rijk de komende jaren op inzet. Dit kan een leidraad zijn voor jouw programma! En met name in het stimulerende spoor is dit een onderdeel waar organisaties veel aan elkaar kunnen hebben.”