'Op locatie x wil de gemeente 150 flexwoningen realiseren’. Dit kan zomaar een kop boven een lokaal mediabericht zijn. Maar achter zo’n kop gaat een veelomvattend proces schuil. P2’ers Robbin Pennings, Marieke Spits en Wim van Veelen kunnen daarover meepraten. Zij begeleiden gemeenten en woningcorporaties bij dergelijke complexe en gevoelige processen.

Evenwichtsoefening

Waarom begeleiden P2’ers graag dit soort processen? “Bij flexwonen gaat het om een maatschappelijk urgente opgave: woonruimte bieden aan doelgroepen die klem zitten op de woningmarkt”, trapt Wim af. “En dat gebeurt door gebruik te maken van braakliggende terreinen waarop tijdelijk verplaatsbare woonunits worden gezet. Of door herbruikbare inbouwpakketten in te zetten in leegstaande gebouwen. Dit zijn opgaven waar wij bij P2 ervaring mee hebben en die ons veel uitdaging bieden. Het mooie aan dit soort projecten is ook, dat je tegelijkertijd bestaande knelpunten die omwonenden in hun woonomgeving ervaren op kunt lossen De braakliggende terreinen waar flexwoningen worden gerealiseerd zijn veel buurtbewoners vaak een doorn in het oog. Door oog te hebben voor het totaalplaatje en groen toe te voegen, kun je de woonomgeving van de buurtbewoners aantrekkelijker maken.” “Wat mij ook aanspreekt is dat het een soort evenwichtsoefening is tussen allerlei facetten waar je in zo’n proces mee te maken krijgt”, zegt Marieke “Je moet goed kijken naar wie je bij elkaar zet en hoe dit alles past in de bestaande omgeving. Het is echt maatwerk en daarnaast superspannend omdat de flexwoningen vaak op plekken komen waar men het niet verwacht had. Het gaat namelijk vrijwel altijd om locaties die tijdelijk voor dit doel gebruikt en bestemd worden, omdat deze daarvoor geschikt en beschikbaar zijn. Voor de omgeving is het daarom altijd een verrassing als hier flexwoningen worden gerealiseerd.”

Overzicht

“Onze rol bij dit soort processen is om de opgave goed te overzien en met behulp van onze procesmanagementmethode stapsgewijs toe te werken naar een haalbaar plan waarvoor draagvlak is”, legt Marieke uit. “Je weet van tevoren niet hoe het zal verlopen. Daarom is het heel belangrijk dat je de potentiële dynamiek kent, dat je een goede start maakt en dat je er flexibel op inspeelt als het anders loopt dan verwacht. En laat dat nu net de kracht van P2’ers zijn!”

Drie succesfactoren

In veel gemeenten worden flexwooninitiatieven opgestart. Maar deze initiatieven stranden nog te vaak. “Wij leerden hiervan dat er drie factoren zijn die de kans op succes grotendeels bepalen:

1. De locatie(s) moeten lang genoeg beschikbaar en geschikt zijn als woonplek;
2. Er moet (voldoende) draagvlak zijn voor het plan bij alle partijen;
3. De businesscase moet sluiten.

Als aan al deze factoren wordt voldaan, dan is de opgave voldoende kansrijk”.

Maak het beeldend

Bij flexwonen is het belangrijk dat alle betrokken partijen in beeld houden waar ze het voor doen en daardoor ook gemotiveerd blijven. “Wat helpt, is om de partijen, zoals de woningbouwcorporatie en de gemeente, mee te nemen in wat het ontbreken van een thuis nu echt betekent voor mensen”, vertelt Robbin. “Ik heb zelf een tijdje zonder huis gezeten, omdat ik mijn huis had verkocht en nog niet in het nieuwe kon. Ik kon bij een vriend terecht, maar die zegde op het laatste moment af. Geen huis hebben, heeft een grote impact op mensen. En dan had ik nog het geluk dat ik een aardig netwerk en een goed salaris had. Maar wat als je dat niet hebt? Dit verhaal vertelde ik aan de gemeenteraad om de urgentie van het slagen van dit proces helder te maken.”

Iets doen dat niet kan

“Het bouwen van flexwoningen wijkt duidelijk af van een ‘normaal’ woningbouwtraject”, zegt Robbin. “Een standaardtraject om een woongebied te realiseren heeft een doorlooptijd van 8 tot 10 jaar. In die periode is er tijd om alle stappen in een chronologische volgorde te doorlopen. Die tijd hebben we bij flexwoningen niet. In 2,5 tot 3 jaar moeten de woningen er staan. Mijn lijfspreuk is daarom: ‘We doen iets dat niet kan. En toch moeten we het doen.’ Zo is het soms bijvoorbeeld nodig dat een woningbouwcorporatie al flexwoningen bestelt, terwijl er nog geen onherroepelijke vergunning voor het project is. En nuts-partijen moeten soms al beginnen terwijl nog niet alles is uitgedacht. De verschillende partijen zoals de gemeenteraad, de ambtenaren en woningbouwcorporatie moeten dus risico’s nemen die ze niet gewend zijn te nemen. Bij dit complexe proces proberen wij hen zo goed mogelijk te begeleiden.”

Gevoelig

Flexwoningen liggen vaak erg gevoelig bij omwonenden. Dit heeft twee redenen:

• Onterechte beeldvorming rond bepaalde doelgroepen die in flexwoningen gehuisvest worden;
• Vrees voor de uitstraling van flexwoningen.

Vroeger waren dat vaak letterlijk ‘wooncontainers’ en dat beeld is hardnekkig en onjuist. Er wordt veelal voor gekozen om flexwoningen neer te zetten die voldoen aan het bouwbesluit voor permanente bouw. Die zijn dus net zo goed als een ouderwetse bakstenen woning. Ook zijn ze innovatief, circulair en daarmee veel duurzamer dan de ‘ouderwetse’ bekende woning.

“Om onrust te voorkomen is het belangrijk dat omwonenden snel op de hoogte gebracht worden van de plannen”, vertelt Wim. “Maar je moet dit ook niet te snel doen. De belangrijkste betrokken partijen, zoals de gemeente en de woningbouwcorporatie moeten het er namelijk wel over eens zijn dat de opgave vanuit hun posities kans van slagen heeft. Is dit niet het geval , dan kun je beter wachten op een kansrijker flexwooninitiatief. Daar ligt een spanningsveld. Je werkt onder tijdsdruk, maar het blijkt steeds weer gevoelig te liggen in de omgeving. Daarom pleit ik voor een korte periode van vertrouwelijkheid waarin we met de gemeente en woningbouwcorporatie checken of het initiatief voldoende kansrijk is. Ook is het belangrijk dat we betrokken inwoners, als het initiatief naar buiten wordt gebracht, goed antwoord kunnen geven op de standaardvragen die er bij dit soort initiatieven gesteld worden.”

Omwonenden betrekken

Het doordacht informeren en betrekken van inwoners is een cruciaal onderdeel van het proces flexwonen. “Ik ga persoonlijk langs de direct omwonenden om hen op de hoogte te stellen van de plannen”, vertelt Robbin. “Op die manier krijg ik een indruk van hoe zij erin staan. En als er een dorpsraad is, ga ik met hen in gesprek om de gevoeligheden bij de plannen te peilen. Het is belangrijk om in een vroeg stadium te weten wat er speelt bij de omwonenden, zodat je hier in de latere communicatie rekening mee kan houden. Tegelijk weet je ook dat er mensen worden verrast. En niemand houdt van verandering, dus gedoe komt er toch.”

Duidelijke rolverdeling

Ondanks alle zorgvuldigheid gebeurt het vaak dat er onrust ontstaat bij de omwonenden. Robbin maakte mee, dat er ‘indianenverhalen’ rondgingen over de toekomstige bewoners van de flexwoningen. Hij en de wethouder werden uitgenodigd op een bewonersavond. “Dat was best heftig, maar we vonden het wel belangrijk om daar te zijn”, vertelt Robbin. “We konden namelijk begrip tonen voor de emoties die er waren en we kregen de kans om het verhaal van de omwonenden te horen en onze versie te vertellen.” “Het is hierbij wel essentieel dat we hierbij onze rol als trekker van het proces behouden”, vult Wim aan. “We verdelen de rollen bij dit soort bijeenkomsten goed. Wij zorgen dat de juiste experts aan het woord komen en dat het voor omwonenden helder is in welke fase van het proces we ons bevinden. De experts van de woningbouwcorporatie en gemeente vertellen bijvoorbeeld over de inhoudelijke onderwerpen, zoals de inrichting van het groen en de ontsluiting van de wegen bij de flexwoningen.”

Eén gezicht naar buiten

Een goede communicatie bij dit soort trajecten is dus cruciaal. “Als je communiceert met de omgeving van een flexwoonlocatie is het heel belangrijk dat je als gemeente en woningbouwcorporatie op één lijn zit over de belangrijkste punten van het project”, legt Marieke uit. “Natuurlijk heb je nog geen antwoord op alle vragen. In het begin van zo’n proces weet je namelijk nog niet hoe alles er precies uit gaat zien. Maar dat biedt ook ruimte om ideeën vanuit de omgeving mee te nemen in de uitwerking. Het is wel belangrijk dat je als initiatiefnemer en gemeente samen naar buiten optrekt en dat er professionele – lokaal goed ingevoerde – communicatieprofessionals van de partijen onderdeel uitmaken van het team.” “Soms nemen wij als P2-adviseurs ook zelf de communicatie op ons”, zegt Wim. “ Vaak worden we door een gemeente ingehuurd. Wij vervullen dan de rol van procesmanager/projectleider. Daar hoort dan ook het faciliteren van de communicatie bij. Wij maken daarbij gebruik van de lokale kennis van zo’n gemeente. We vragen hen van te voren goed uit over hoe de gemeente dit soort trajecten over het algemeen aanpakt. We willen ook weten wat er specifiek op die plek speelt of speelde en welke zaken belangrijk zijn om in de communicatie mee te nemen.”

Overleg met P2-collega’s

P2’ers worden primair ingezet als procesmanagers. Maar inhoudelijke kennis over flexwonen is ook gewenst. Wim heeft heel veel ervaring opgedaan met dit onderwerp. Hij en Marieke trekken daarom vaak als duo op bij opdrachten op het gebied van flexwonen. Zo borgen ze de kennis en ervaring. “We overleggen samen veel. Als wij over een bepaald specifiek onderwerp niet over de nodige kennis beschikken, dan betrekken we er een P2-collega bij die deze kennis wel heeft”, legt Marieke uit. “Ik doe nu een flexwonen-opdracht bij een gemeente en overleg ook regelmatig met mijn P2-collega’s”, vult Robbin aan. “Als ik ergens tegenaan loop, is het fijn als ik even met hen kan sparren over hoe zij dit aan zouden pakken. Binnen P2 doen we sowieso veel aan kennisdeling”.

Filevorming op het elektriciteitsnetwerk

Elk flexwoonproject is anders. De ontwikkelingen op dit gebied gaan snel en je moet steeds rekening houden met wetgeving of andere externe factoren. “Zo hebben we momenteel te maken met filevorming op het elektriciteitsnetwerk”, zegt Robbin. “Dit kan flink roet in het eten gooien.” “Deze filevorming is daarom nu een onderwerp waar we in de eerste fase van het proces al rekening mee houden”, vult Wim aan. “We checken dan of er voldoende capaciteit op het net is voor de flexwoningen. Is dit niet het geval en willen we het toch doorzetten, dan moeten we hier een alternatief voor bedenken.”

Mooie ontwikkelingen

“Een mooie ontwikkeling die we nu zien op het gebied van flexwonen, is het gebruik van inbouwpakketten binnen bestaande bouw”, zegt Marieke. “Hierdoor hebben we geen braakliggend stuk grond meer nodig, maar kunnen we bijvoorbeeld leegstaande bedrijfspanden eenvoudig ombouwen tot flexwoningen. Ook is er steeds meer aandacht voor duurzaamheid en circulariteit. De gebruikte materialen moeten dan herbruikbaar en recyclebaar zijn. Zo kun je sneller meer woningen realiseren met minder materialen!”

Hoe kansrijk is een flexwonen-initiatief? P2 werkt aan een tool om dit aan de voorkant te bepalen.

Marieke en Wim hebben in opdracht van een gemeente en de lokale woningcorporatie een zogenaamd ‘Handelingsperspectief en Afwegingskader Flexwonen’ opgesteld. Het doel van deze tool is dat je de kans van slagen van een initiatief in een vroeg stadium kan bepalen door toetsing vooraf aan de kritische succesfactoren. Tegelijk wordt dan informatie verzameld waarmee antwoord gegeven kan worden op de vragen die flexwooninitiatieven oproepen bij de (daarop vaak onvoorbereide) omgeving. Het maakt de start van het publieke ontwikkelproces krachtiger en de kans op snelle realisatie groter. Als de toets negatief uitpakt wordt onnodige maatschappelijke onrust voorkomen. Flexwonen is nu eenmaal een maatschappelijk gevoelig onderwerp. Bijkomend voordeel van deze aanpak: schaarse publieke (ambtelijke, bestuurlijke- en politieke) capaciteit, energie, tijd en geld kan zo efficiënter worden ingezet.

“Bij de ontwikkeling van deze tool brengen wij als P2’ers al onze kennis en ervaring rond flexwonen in. We combineren deze met de lokale kennis, ervaring, cultuur, processen en procedures”, vertelt Wim. “Het Afwegingskader is grotendeels generiek toepasbaar voor gemeenten; het Handelingsperspectief is lokaal maatwerk waarin variaties op het werk- en planologisch proces mogelijk zijn. Het is mede gebaseerd op de aan- of afwezige samenwerkingsafspraken met lokale woningcorporaties en derden.”

Teveel flexwooninitiatieven in Nederland stranden, terwijl er al veel tijd en energie ingestoken is. In die gevallen zal er lokaal niet snel een nieuw initiatief opgestart worden. Marieke en Wim hopen en verwachten dat door de nieuwe werkwijze een betere start en een toegespitste procesgang meer resultaat wordt bereikt. En dat daarnaast de bijdrage van flexwonen aan het maatschappelijk urgente tekort aan woonruimte flink wordt vergroot.