Als regisseurs van een betere toekomst faciliteert P2 regelmatig teamsessies. De opgavemanagers van de Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen (GMR) vroegen Stephanie Verbeek en Paul Veelenturf van P2 om mee te kijken naar de integrale opgave waarvoor ze staan en naar hoe het team dit oppakt. De opgavemanagers hadden een veelheid aan vragen en doelen. Het combineren van meerdere doelen in één traject bleek verrassend goed te werken. Paul en Stephanie ontwikkelden hiervoor een op maat training programmatisch creëren.

Regiesturende rol

De GMR is een samenwerkingsverband van verschillende gemeenten in de regio Arnhem-Nijmegen. De opgavemanagers sturen op regie, waarbij er veel in gezamenlijkheid wordt beslist. Budget moet vooral worden vrijgemaakt in de buitenwereld. Men staat wél voor de uitdaging om diverse complexe opgaven integraal aan te pakken in de regio. Gezamenlijk werkt men aan thema’s als mobiliteit, wonen, inrichting van landelijke gebieden en circulariteit. Sturen met regie vraagt om veel samenwerking en ondersteuning van stakeholders voor het uitvoeringsprogramma

Drietrapsraket

Stephanie: “De vijf opgavemanagers, allen zeer ervaren, hadden de wens om de agenda voor de teamsessies zelf in te vullen. We hebben gewerkt met een drietrapsraket, om tot concrete resultaten te komen. We startten met een snelle analyse om zo in kaart te brengen welke behoeftes er waren. Vervolgens hebben we in drie werksessies met veel interactie en met verschillende werkvormen gewerkt aan de doelen. We zijn geëindigd met een prioriteringsessie van de verzamelde acties.”

Programmatisch creëren

Stephanie: “De vragen van dit team, hebben we vertaald in een aanpak met als startpunt programmatisch creëren. Dat is een methode die je in elke fase van je programma kan inzetten. Een methode met vier invalshoeken: omgeving van stakeholders (zij), interne samenwerking (wij), leiderschap (ik) en inhoud van een programma (het). Het is een bruikbaar denkmodel als je staat voor een integrale opgave, als je de manier van werken wilt doorlichten en je een gezamenlijke taal wilt hanteren.”

Verschillende issues

Paul: “Interessant aan dit team was, dat het allemaal managers zijn van hun eigen programma, met soms dezelfde issues en soms heel andere. Er was een groot leervermogen daardoor. In de werksessies hebben we met de groep zowel gekeken naar hoe de verschillende programma’s ervoor stonden, als naar de gezamenlijke integrale opgave. De opgavemanagers konden in de sessies programmatisch creëren vertalen naar hun eigen werk. Dat maakte het heel concreet voor de hele groep.”

Stevig agenderen

Paul: “Sommige onderwerpen hebben we – op basis van de individuele interviews bij de start - stevig geagendeerd, omdat het naar onze mening belangrijk is om hiernaar te kijken als je werkt aan een integrale opgave. Als opgavemanager moet je namelijk alle vier aspecten van programmatisch creëren voor elkaar hebben. Je hebt bijvoorbeeld een goed monitorsysteem nodig. Heb je dat niet, dan loop je een keer vast. Als je aan je MT en omgeving kan laten zien wat je hebt bewerkstelligd, dan komt er vertrouwen.”

Als opgavemanager moet je alle vier aspecten van programmatisch creëren voor elkaar hebben.

- Paul Veelenturf

Leren van elkaar

Paul: “We hebben in dit geval bewust niet de trainersrol gepakt. We vonden het belangrijk dat de vijf opgavemanagers zelf eigenaarschap pakten op elk van de invalshoeken.” Stephanie: “Teamsessies zijn vaak een aanslag op je agenda. Daar wil je dus het beste uithalen. Een interactieve vorm helpt om iedereen in de ‘doe-modus’ te krijgen. We hebben de werklast proberen te verdelen over de groepsleden en daar een leiderschapscomponent aan gegeven. Het was mooi hoe het team daar gebruik van wist te maken.”

Teamsessies zijn een aanslag op je agenda, daar wil je het beste uithalen.

- Stephanie Verbeek

Actie-agenda

Paul: “We hebben een mooi eindresultaat in de vorm van een actie-agenda behaald waar ze zelf mee aan de slag kunnen. Samen hebben we het concreet gemaakt. Ook als het gaat om de samenwerking binnen het team: is er voldoende onderlinge discussie? Bespreken ze op de juiste plekken met de juiste mensen de juiste onderwerpen? Dat werd opgenomen in de actie-agenda. Met deze agenda kon men terug naar de interne organisatie en het eigen programmateam. Dat was krachtig, want er was een veelvoud aan mogelijkheden. Prioritering was dus belangrijk en ook: wat gaan we niet doen?”

Vertrouwen

Stephanie: “Ons doel was om iets op te leveren waar ze zelf mee verder kunnen. Ze hebben een schat aan bestaande methodes gekregen, met toepassingsmogelijkheden in hun eigen werkpraktijk, om het zelf verder aan te pakken.” Paul: “Er waren in dit trainingstraject zoveel doelen èn er was heel veel energie. Wij stonden als trainers op gepaste afstand. En dit team van opgavemanagers? Wij hebben er het volste vertrouwen in dat ze met elkaar, geïnspireerd en afgestemd aan de juiste doelen werken.”