De opdracht die Gert-Jan kreeg had te maken met de Kaderrichtlijn Water (KRW). De KRW is in 2000 van kracht geworden met als doel de kwaliteit van oppervlakte- en grondwater in Europa te waarborgen. De provincies vullen deze richtlijn in door met de verschillende partijen concrete afspraken te maken over de uit te voeren maatregelen. Zo ook met het Waterschap Rijn en IJssel. Waterschap Rijn en IJssel staat aan de lat om maatregelen uit te voeren voor een aantal beekjes in de Achterhoek. Deze maatregelen waren heel globaal geformuleerd. Gert-Jan kreeg de opdracht om deze maatregelen verder uit te werken, zodat ze gerealiseerd konden worden.

Een visie als basis

"De maatregelen waren dus al bekend”, vertelt Gert-Jan. “Om deze maatregelen ook toekomstbestendig te maken, stelde ik voor om eerst aan de slag te gaan met een visie op dit gebied. Je brengt dan in beeld waar je met dit unieke stroomgebied naartoe wil. Vervolgens formuleer je maatregelen die naar die visie toewerken. Mijn voorstel betekende wel dat mijn opdracht zou wijzigen en omvangrijker zou worden dan gepland. Ik stond voor een interessante uitdaging. Want de KRW-maatregelen (wetgeving waar we overal in Nederland aan moeten voldoen) moeten uiterlijk in 2027 afgerond zijn. Er was dus al tijdsdruk en deze zou met het vormen van een visie nog groter worden…”

De hele situatie in één oogopslag

Gert-Jan had een lastige boodschap voor zijn opdrachtgever: als er eerst gewerkt zou worden aan het ontwikkelen van een visie, konden de geformuleerde maatregelen nog niet worden uitgevoerd. “Als je zo’n belangrijke wijziging in je opdracht wil voorstellen, dan is het belangrijk dat je dit goed kunt uitleggen”, vertelt Gert-Jan “Mijn eerste actie was daarom de hele situatie samen te vatten in een overzichtelijk schema. Dit schema gaf een integraal beeld van het hele project. Alles kwam erin samen: van wetgeving tot bestuurlijke opgave, van beleid tot omgevingsfactoren en van planning tot inhoudelijk aspecten. Zo kon ik snel helder maken waar we procesmatig zaten en uitleggen dat als we eerst met een visie aan de slag zouden gaan, we ook meteen goed voorbereid zijn op de toekomst.”

Het hele project in één document

Een rijdende trein afremmen

“Dit schema was voor mij een belangrijke ‘praatplaat’. Ik gebruikte het als leidraad tijdens de vele gesprekken die ik voerde met het bestuur, de technische mensen, de projectmensen en de afdelingshoofden. Ik deed dit zowel individueel als in groepjes. Ik maakte duidelijk dat ik op een rijdende trein was gestapt. Ik moest mensen laten inzien dat die trein toch even moest vertragen. Want het is belangrijk dat je eerst weet waar de trein heen moet. Dit inzicht verwerven, ging niet zonder slag of stoot. Mensen hadden de verwachting dat ze ‘aan de slag konden’. En dan kwam ik met allemaal ‘lastige’ vragen. Daar was natuurlijk niet iedereen daar blij mee.”

Open voor verandering

Gelukkig had Gert-Jan te maken met een organisatie die open staat voor verandering. "Waterschap Rijn en IJssel onderkende het belang en zag de voordelen van het starten met een visie. Ze gaven mij de ruimte en het vertrouwen hier samen met hen mee aan de slag te gaan."

Veel talen spreken

Dat het waterschap, ondanks de tijdsdruk, enthousiast werd om aan de slag te gaan met een visie, was ook te danken aan het feit dat Gert-Jan de taal sprak van zowel de mensen op de werkvloer, als die van het management en de bestuursleden. Door zijn uitleg maakte hij duidelijk dat het formuleren van een visie een logische eerste stap was. “Mijn voordeel bij deze opdracht was ook, dat ik veel inhoudelijke kennis heb”, geeft Gert-Jan aan. “Ik kreeg regelmatig technische vragen, die ik goed kon beantwoorden. En dat zorgde voor vertrouwen.”

Van vragen tot visie

De aanpak die Gert-Jan vervolgens hanteerde, kenmerkte zich vooral door het stellen van veel vragen. “Ik redeneerde terug. Ik zei bijvoorbeeld: ‘Hier hebben we de maatregelen, maar die zijn nog globaal van aard. Als we die goed willen uitwerken, dan is het nodig dat we weten waar we naartoe willen werken. Ik heb dus een doelstelling nodig van dit beekje. Waar willen we met dit beekje naartoe? Van welk systeem maakt dit beekje deel uit? En wat is de doelstelling van dat systeem?’ Zo maakten we het stapje voor stapje steeds groter en kwamen we uiteindelijk uit op een visie over een gebied.”

Van project naar proces

Tijdens dit traject kwam Gert-Jan’s proceservaring goed van pas. “Toen we besloten hadden om met een visie aan de slag te gaan, moest ik het ‘nieuwe’ proces in goede banen leiden. Ik stelde mezelf vragen zoals: ‘Als ik nu vertraag, wat betekent dat dan voor het latere proces? Ga ik later versnellen? Of als ik nu gewoon doorga, loop ik dan later tegen muren op? En ga ik dan een enorm risico lopen dat ik het uiteindelijk niet afkrijg omdat het niet past?’ Zo werd een opdracht die projectmatig van aard leek uiteindelijk een programmatisch, procesmatig traject. Omdat P2 veel ervaring met dit soort trajecten heeft, was ik in staat dit te herkennen en ernaar te handelen.”

Persoonlijke uitdaging

Hoe kijkt Gert-Jan terug op het proces? Wat was zijn grootste uitdaging? “Eigenlijk zat de grootste uitdaging bij mezelf”, lacht Gert-Jan. “Ik kreeg de opdracht om de geformuleerde maatregelen met het team uit te werken tot een ontwerp en er vervolgens mee aan de slag te gaan. En om dan met een alternatief voorstel te komen dat aanzienlijk meer tijd vraagt en daar de organisatie in mee te krijgen, was best pittig..”

Mooi compliment

Na ruim een jaar evalueerde Gert-Jan het proces samen met een aantal personen met wie hij te maken heeft gehad. “Ik kreeg van een paar inhoudelijke mensen te horen dat ze in het begin gefrustreerd waren, maar dat ze nu wel zagen dat het ook niet sneller had gekund. Deze feedback kwam van de mensen die het meest kritisch waren op mijn aanpak, dus ik zie dit als een heel mooi compliment!”

Gert-Jan bracht scherpte in het proces en combineerde dat met de nodige humor.

- Veronique Kaiser, opdrachtgever Watersysteemprojecten

“Gert-Jan is een zeer prettige collega, die ik erg heb gewaardeerd. Zijn eigenschappen kwamen goed van pas bij dit proces. Gert-Jan is namelijk een procesmatige denker. Hij is scherp in het waarborgen van zijn vertrekpunt en het nastreven van de oorspronkelijke doelstellingen. Zijn meerwaarde zat onder andere in het aanbrengen van scherpte in het proces. Daarnaast is hij is een goede sparringpartner en een vlotte babbelaar. Hiermee krijgt hij makkelijk de lachers op zijn hand. En dat zorgde altijd voor een welkome vrolijke noot!”