Mariska was betrokken bij het opzetten van een professionele projectorganisatie voor de nieuwe innovatie hub in Wageningen, terwijl Nynke zich boog over het innovatieproject in Wageningen rondom de ontwikkeling van nieuwe, duurzame verpakkingen. Twee verschillende en parallel lopende opdrachten, maar die elkaar in de praktijk wel versterkten. Mariska en Nynke laten zien hoe je binnen een complexe organisatie samenwerkt aan duurzame innovatietrajecten. Mariska vanuit haar vakkennis over strategisch projectmanagement en organisatieprocessen en Nynke van ‘binnen uit’.

De basis leggen voor innovatie

Thai Union werkt aan grote nieuwe innovatieprojecten en duurzame voedselproductie en opende daarom in Europa een innovatiehub. In de hub in Wageningen bevinden zich onder andere een sensorisch, analytisch en verpakkingslaboratorium waar prototypes ontwikkeld en getest worden. Mariska werkte als innovation realization officer aan het herzien en optimaliseren van de bestaande projectmanagement processen, het inventariseren van alle lopende projecten en het inrichten van de juiste governance daaromheen. Dit zorgt voor een eenduidige werkwijze op het gebied van innovatie.

“Voor de complexe innovatieprojecten die in Wageningen worden opgepakt, is het de bedoeling dat verschillende disciplines over alle markten en over alle merken heen samenwerken om nieuwe producten te ontwikkelen. En hoe bed je dat in de huidige processen in? Dat vraagt om een integrale projectaanpak om succesvolle innovaties te realiseren,” licht Mariska toe.

Het vertrekpunt was het maken van een grondige analyse: “Je kijkt wat er al ligt, hoe er op dat moment gewerkt wordt, en wat de doelen zijn. Wat zijn de knelpunten en wie zijn erbij betrokken? Wat is nu echt de opgave waar we mee te maken hebben?” Een van de conclusies van de analyse had te maken met het tijdig betrekken van de technische teams, zoals R&D, in het innovatieproces. “Innovatie is geen lineair proces waarbij je aan de start weet wat het aan het einde gaat opleveren. Daarom moet je vanaf het begin o.a. de technische haalbaarheid toetsen van je plannen en ideeën om efficiënter een innovatie verder te brengen en minder verspilling van tijd, geld en resources te hebben.” Op basis van die inzichten worden technische teams nu eerder in het innovatieproces aangehaakt.

Heldere projectstructuren

Om de nieuwe en grotere (innovatie)projecten efficiënt te laten verlopen, is goed gekeken naar bestaande projectmanagementstructuren. Met behulp van werksessies heeft Mariska samen met collega’s een nieuwe projectstructuur vormgegeven, waarin rollen en verantwoordelijkheden goed zijn verankerd. Op die manier ontstond overzicht en draagvlak binnen de organisatie voor een nieuwe manier van werken. “Door een projectstructuur zodanig in te richten dat voor iedereen helder is wie de juiste persoon is voor welke verantwoordelijkheden, voorkom je meerdere kapiteins op één schip en creëer je rust, duidelijkheid en eigenaarschap.”

Van idee naar duurzame verpakking

Een kleine twee maanden later kwam ook Nynke aan boord in Wageningen. Nynke werkte mee aan een groot innovatieproject van Thai Union’s innovatiestrategie: duurzame verpakkingen. Eén van de projecten was de ontwikkeling van een nieuwe multipack waarin geen plastic wrap meer nodig is om blikjes bij elkaar te houden.

Nynke met award winning verpakkingsontwerp EcoTwist waar ze bij Thai Union aan heeft gewerkt.

Binnen dit project zag Nynke, die naast verpakkingstechnoloog ook een ervaren projectmanager is, dat in haar project een andere rolverdeling nodig was om te zorgen dat de inhoudelijk experts zich beter op hun eigen vakgebied konden richten en niet ook verantwoordelijk waren voor het leiden van het project. Vervolgens is één projectmanager aangesteld die verantwoordelijk was voor de voortgang van het project, waarna het proces soepeler ging lopen.

En het resultaat mag er zijn: Het innovatieve klik-draaisysteem, John West’s ECOTWIST, is inmiddels bekroond voor een Europese award voor duurzame verpakkingen. Een echte kroon op het werk.

Flexibiliteit geeft voortgang

Thai Union is ambitieus: duurzaamheid, recyclebaarheid en het reduceren van plasticproductie en CO2-uitstoot staan centraal. Bij de ontwikkeling van nieuwe producten is echter vaak sprake van een spanningsveld tussen communicatie, recyclebaarheid, productbescherming en houdbaarheid. Kies dan bewust om de doelstelling te ‘verkleinen’ om wel te blijven verbeteren. Zo is voor een ander project waarvoor Nynke werkzaam was, gekozen voor een andere aanpak om dat spanningsveld te verkleinen en sneller te kunnen opleveren. Nynke: “We hebben het project opgesplitst in twee fasen: eerst de productinnovatie en daarna de verpakking verduurzamen. Dit gaf ons de flexibiliteit om de ontwikkelingen in de markt te volgen en de verpakkingen vervolgens beter af te stemmen op de duurzaamheidseisen.” 

Meerwaarde zichtbaar maken

Het introduceren van verandering gaat meestal niet zonder slag of stoot. "Medewerkers zijn gewend aan hun eigen manier van werken. Het is daarom belangrijk hen te betrekken in het veranderproces en de meerwaarde van een nieuwe aanpak zichtbaar te maken," vertelt Mariska. Nynke vult aan: “Bij innovatieprojecten verwachten mensen vaak meteen een heldere businesscase en concrete resultaten, maar bij innovatie weet je dat gewoon nog niet altijd. Je begint vanuit veel onzekerheden, die kunnen verlammen of voor frustratie zorgen.  Ook daar moet je als projectleider mee omgaan om voortgang te bereiken door het bieden van transparantie in het proces en verbinding binnen het team. Dat is mensenwerk.”

Succesvol innoveren: projectmanagement en eigenaarschap als sleutel

Wat zowel de opdrachten van Mariska als van Nynke laten zien, is dat projectmanagement en duidelijke eigenaarschap essentieel zijn om duurzaam te innoveren. De haalbaarheid van een project moet bij aanvang al tussen verschillende disciplines worden besproken.

Nynke: “Je kunt als marketingafdeling wel denken ‘we willen een product in de markt zetten dat zo smaakt en er zo uitziet en zo lang houdbaar is’, maar als dat niet haalbaar is, heeft het ontwikkelen geen zin.” Daarom is het zo belangrijk dat projectmanagement een centrale rol speelt in een innovatietraject en starten met een haalbaarheidsstudie. Ook op technisch vlak met R&D. 

Nynke voegt hieraan toe dat duidelijke governance structuren en het effectief managen van verwachtingen cruciaal zijn: “Het managen van verwachtingen en heldere onderlinge communicatie helpt om weerstand te verminderen en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit. Zo creëer je draagvlak voor veranderingen. Innovatie is co-creatie. Je hebt verschillende disciplines nodig die samenwerken om tot een succesvol resultaat te komen.”

Duurzaam innoveren in de voedingsindustrie: lessen voor de toekomst

Kennis en projectmanagement zijn dus essentieel voor succes. Je moet iedere keer goed kijken wat nodig is in een organisatie. Welke keuzes maak je en hoe hang je daar een programma onder met de juiste initiatieven om de businessdoelstellingen te behalen? Hoe maak je die vertaalslag? Mariska adviseert om naast projectmanagement portfoliomanagement in te zetten. “Zorg voor een overzicht van alle projecten die je doet. Wanneer je dat overzicht hebt, is het belangrijk om die in beeld te houden. Je maakt de vertaalslag van de strategie naar de projecten die lopen. Dragen de projecten nog bij aan het hogere doel? Als we de verschillende projecten optellen, komen we dan tot dat eindpunt? Het totaalplaatje van acties en initiatieven moet kloppen.”

Binnen Thai Union is portfoliomanagement verder geprofessionaliseerd voor de innovatieprojecten. De betrokken collega's hebben beschikking over een tool die portfoliomanagement ondersteunt, zoals het tracken van projecten, het bijhouden van scores op relevantie en het automatisch creëren van grafieken en overzichten voor beslissers op portfolioniveau. Ook staat er een nieuw proces voor het beoordelen van nieuwe projectideeën. Het team met alle benodigde disciplines komt maandelijks bijeen om gezamenlijk te beslissen of een project van start kan gaan. Deze aanpak zorgt ervoor dat de focus altijd gericht blijft op de juiste projecten. Mariska: “Bij projectmanagement stel je jezelf steeds de vraag: doen we de projecten op de juiste manier? Bij portfoliomanagement vraag je: doen we de juiste projecten?” Door hier scherp op te zijn, komt duurzaam innoveren een stap dichterbij.