Je kent het wel als opdrachtgever, van die complexe dossiers vol belangentegenstellingen waarbij partijen lijnrecht tegenover elkaar staan en posities in de loopgraven hebben ingenomen. Het Groningse gas, stikstof, duurzame landbouw, opvang van asielzoekers of de terugkeer van de wolf in Nederland. Hoe kom je op zo'n dossier tot een gedragen oplossing voor alle belanghebbenden? Daarvoor ontwikkelde P2 de aanpak ‘Verbindend Onderhandelen’. Marja van Schie en Ester de Bever begeleiden er dagelijks complexe onderhandelingsprocessen over maatschappelijke issues mee.

Waar traditioneel onderhandelen vaak tot een compromis leidt, richt Verbindend Onderhandelen zich op consensus. “Bij conventioneel onderhandelen wil de een dit, de ander dat”, schetst Ester. “Partijen komen dan in het midden uit, op een compromis. In zo’n onderhandelingsproces is op geen enkele manier verbinding ontstaan tussen de partijen en hun belangen. Bij Verbindend Onderhandelen zoeken we naar oplossingen die aan de belangen van alle partijen tegemoet komen. Zo ontstaat échte verbinding tussen de mensen en werk je naar consensus over de oplossingen.”

Cruciale meerwaarde

De duurzame relaties die tijdens het proces ontstaan tussen de betrokkenen, zijn volgens Ester en Marja de cruciale meerwaarde van Verbindend Onderhandelen. “Duurzame relaties zijn wezenlijk in ons kleine Nederland. In de grote maatschappelijke opgaven komen overheden, bewoners, bedrijven en belangenorganisaties elkaar steeds opnieuw tegen. In een onderhandeling kun je elkaar dan wel het vel over de neus halen, maar dat werkt maar één keer. Je moet toch verder met elkaar.”

Onafhankelijk verkenner

Marja zit al twintig jaar in het vak en past op dit moment Verbindend Onderhandelen toe als onafhankelijk verkenner voor de Provincie Groningen. Het landelijk gebied van Groningen staat voor grote opgaven, gericht op natuurherstel, een robuuster water- en bodemsysteem en een volhoudbare landbouw. De provincie heeft o.a. agrarische ondernemers gevraagd om mee te denken in de gebiedsschets. De opgaven voor het gebied hebben rechtstreeks invloed op de visie die agrariërs zelf ontwikkelen op de toekomst van hun bedrijf. De belangen van stakeholders lopen uiteen.

Diepste overtuigingen

Het startpunt is altijd het maken van een gezamenlijk procesontwerp, vertelt Marja. Een procesontwerp is een plan van aanpak voor het proces (niet voor het project), dat ervoor zorgt dat alle partijen aan tafel weten wat hun rol is, waar in het proces ze zitten en wat de volgende stappen zijn. In Groningen is Marja bezig met de voorbereiding daarvan: het uitpluizen van wat de opgave is, onderzoeken wie de belanghebbenden zijn en wat hen beweegt. “Ik ga op zoek naar de belangen van partijen. Die zitten een niveau dieper dan de standpunten die mensen aan een onderhandelingstafel innemen. Zie het als een ijsberg waarbij de standpunten duidelijk zichtbaar zijn maar de belangen en waardes onder water verborgen zitten.”

Heftige emoties

Aan de onderhandelingstafel komen niet voor niets geregeld (heftige) emoties naar boven. Die emoties zijn gekoppeld aan diepere waardes van stakeholders, bijvoorbeeld wanneer de toekomst van een familiebedrijf op het spel staat of een dier- of plantensoort voorgoed uit een gebied dreigt te verdwijnen. “Als procesmanagers onderzoeken we waar de emoties vandaan komen”, zegt Marja. “Ons vak is het doorgronden van wat er speelt. Als wij ook de emoties die voortkomen uit diepgewortelde belangen een goede plek in het proces weten te geven, draagt dat bij aan het vinden van een gedragen oplossing.”

Nieuwsgierig naar mensen

Het vermogen om je in een ander te kunnen verplaatsen is dan ook een belangrijke voorwaarde om verbindend te kunnen onderhandelen. Zelf neemt Marja graag de tijd te om met iedereen kennis te maken. “Ik ben altijd nieuwsgierig naar de mensen, hun organisaties en de omgeving. En natuurlijk zijn de stakeholders ook nieuwsgierig naar mij. Als je de kunst verstaat om je in iemand te verplaatsen, zonder dat je daarin meegesleept wordt, kun je verderop in het traject met respect zeggen dat iemand bijvoorbeeld te snel of te veel wil.” Een goede procesmanager kan verbinding maken met alle stakeholders. “Als je oprecht aandacht hebt voor betrokkenen, dan krijg je terug dat mensen zeggen: ‘ik vond dit echt een prettig gesprek’ of ‘wat fijn dat ik mijn hele verhaal kon doen’.”

Samenwerking vormgeven

Een stukje zuidelijker in Nederland zit procesmanager Ester middenin het maken van een procesontwerp. Daar zoekt de Provincie Brabant samen met stakeholders in en rond natuurgebieden naar slimme combinaties van oplossingen voor sterkere natuur, water, bodem en duurzame landbouw. In opdracht van het Waterschap geeft Ester als onafhankelijke partij het samenwerkingsproces tussen alle betrokken partijen vorm. Aanvankelijk was het Waterschap de trekker maar aangezien ze ook partij aan tafel zijn, schakelden zij een onafhankelijke procesmanager van P2 in.

Keuzes maken

Ester stapte een jaar na de start aan boord en begon alsnog met het maken van een procesontwerp. “Partijen waren gestart zonder duidelijke afspraken. Ze voelden wel de urgentie dat er iets moet gebeuren in het gebied, maar nog geen eigenaarschap. Een procesontwerp waarin we gezamenlijk de vervolgstappen bepalen, helpt dan om iedereen bij hetzelfde vertrekpunt te krijgen.” Als onafhankelijke facilitator helpt ze partijen keuzes te maken over de manier van samenwerken. “Knippen we een gebied op in deelgebieden, zijn kleinere werktafels handig? Welke kennis ontbreekt en moet nog aan tafel?”

Concreet en behapbaar

Tegelijkertijd is Ester bezig met de inhoudelijke uitwerking. Daarbij focust ze op het terugschroeven van het schaalniveau waarop deelnemers naar de opgave kijken, zodat ook het zoeken naar oplossingen concreet en behapbaar worden. Ester: “In de voorbereiding heeft het Waterschap alle partijen geïnterviewd waardoor de opgaves, doelen en mogelijke knelpunten wel helder zijn. De kunst is nu om al die abstracte opgaven scherper te krijgen, concreet te maken in deelgebieden en daar partijen aan te koppelen.”

Grote ruimtelijke puzzel

Bij de start van een opgave hebben partijen vaak hun doelen nog heel algemeen geformuleerd. ‘We moeten de waterkwaliteit in de provincie verbeteren’ of ‘we willen de biodiversiteit vergroten.' Ester zorgt ervoor dat de partijen dat nu samen concreet maken. “Als je op dat hoge schaalniveau blijft hangen, gaat het alleen maar over vage dingen. Daarom maken we nu per deelgebied de opgaves voor belanghebbenden duidelijk. Bijvoorbeeld: in dit beekdal moeten we het water langer vasthouden en daar hebben we partij A, B en C voor nodig. Ik zie het als één grote ruimtelijke puzzel. De oplossing ligt bijna op perceelniveau.”

Verbinding maken

Ester en Marja kunnen er echt van genieten als ze een opdracht met Verbindend Onderhandelen tot een goed einde weten te brengen. “De opgaven zijn nooit eenvoudig maar als je samen met de mensen tot oplossingen komt die voor iedereen werken, geeft dat echt voldoening. Verbinden Onderhandelen is een unieke aanpak, die staat of valt met nuances, zorgvuldigheid, taal en gevoel. Als onderhandelaar moet je oprecht nieuwsgierig zijn en echt verbinding maken met de opgave, de mensen en hun belangen. Dan kun je consensus bereiken, in plaats van een compromis.”

Zelf (beter) leren onderhandelen?

Wil jij als beleidsmaker, programmanager of procesmanager leren Verbindend Onderhandelen of de verdieping in dit vak opzoeken? Volg dan ons leertraject of één van de masterclasses. 

Eerstvolgende data:

• Masterclass 'Procesontwerp en procesvaardigheden | 28 september 2023
• Driedaags leertraject Verbindend Onderhandelen | 12 oktober (online webinar), 1 november, 23 november en 7 december 2023