‘Smart cities’ streven ernaar om met gebruik van data uit geavanceerde technologieën de leefkwaliteit van hun burgers te verbeteren. Deze steden zetten data uit camera’s en sensoren in om de uitdagingen waar ze mee te maken hebben inzichtelijker te maken en van daaruit te werken aan een oplossing. Een voorbeeld van een Smart City initiatief is een druktemeting in de binnenstad, waarbij sensoren de bezoekersaantallen over de tijd meten. Deze inzichten kunnen helpen bij de verbetering van de openbare voorzieningen. Op basis van de metingen kan de stad beter begrijpen waar en wanneer de drukte het grootst is en daar rekening mee houden bij het plannen van verbeteringen aan openbare voorzieningen, zoals verbreding van trottoirs of uitbreiding van openbaar vervoer. Zo kunnen gemeenten op basis van data de economische vitaliteit verbeteren.

Draagvlak

Om het wiel niet opnieuw te hoeven uitvinden, vroeg de gemeente Ede aan P2 om te helpen bij het ontwikkelen van een visie, governance model en een toetsingskader voor toekomstige Smart City initiatieven. P2’ers Niels Boelhouwer (projectmanager met financiële achtergrond in het bedrijfsleven) en Thomas Degen (gedragswetenschapper en specialist stedelijke ontwikkeling) gingen aan de slag. Ze focusten niet alleen op een inhoudelijke inventarisatie van Smart City initiatieven in Ede maar ook op het draagvlak binnen de organisatie. In deze opdracht was het heel belangrijk om intern mensen mee te krijgen, vertelt Niels. ‘Burgers willen namelijk niet gevolgd worden door een camera als ze door de stad lopen en voor de gemeente Ede is het van wezenlijk belang dat de privacy van burgers te allen tijde wordt gewaarborgd. Dus hebben we iedereen steeds stapsgewijs meegenomen.”  

Ze waren voortdurend op zoek naar verbinding, op de inhoud en tussen mensen. Dat deden ze door steeds de interactie op te zoeken, in alle overleggen en daarbuiten.

- Peter Scheepers, Interim CIO bij de gemeente Ede

Privacy  

In het licht van draagvlak is het essentieel dat het gebruik van de digitale technieken ethisch verantwoord gebeurt. Data uit de sensoren die bij Smart City komen kijken, worden dan ook alleen geanonimiseerd gebruikt. Niels: “We hebben het hier over privacy by design. Het is puur een waarneming van een beweging of aanwezigheid die een camera vastlegt. De camera neemt beelden op en vervormt die direct tot geanonimiseerde data. In Apeldoorn bijvoorbeeld krijgen fietsers bij slecht weer eerder groen. De sensoren op de verkeerslichten zijn dusdanig slim dat ze clusters van fietsen herkennen, volledig geanonimiseerd.”

Leerthema’s

Om erachter te komen wat de mate van ‘volwassenheid’ van Ede en andere gemeenten op Smart City gebied is, begonnen Niels en Thomas de opdracht met een combinatie van desk research en interviews. Eerst met Ede en daarna met externe partijen. Nadat ze hebben gekeken wat er in het land speelt, bepaalden Thomas en Niels een aantal inhoudelijke leerthema’s waarover ze in gesprek gingen met stakeholders. Lopen er al Smart City initiatieven, wat vindt Ede daarvan en wat zijn de lessons learned? Niels: “In werksessies hebben we in totaal veertig mensen gesproken. Aan het begin was het soms even schakelen wat een Smart City nu precies is, maar uiteindelijk werd het een feest van herkenning. Thomas vult aan: “In deze sessies op strategisch, tactisch en operationeel niveau hebben we de aanknopingspunten verder uitgediept en bekeken welke Smart City initiatieven Ede zou kunnen volgen, waar we slim kunnen samenwerken en belangrijk; hoe je dat vervolgens organiseert.”

Toetsmomenten

Als onderdeel van de aanpak bouwden de P2’ers regelmatig toetsmomenten in. “Dan checken we bij de opdrachtgever: ‘Is dit nog wat jullie nodig hebben en is het de juiste vorm? Werken we aan de goede dingen?”, vertelt Niels. “Door steeds met elkaar af te stemmen en te checken of we nog op koers zitten houden we elkaar scherp. We willen niet dat het projectresultaat in een bureaulade verdwijnt.” Toetsen doet P2 niet alleen met de klant, maar ook intern. Op elke project zit een ‘schaduwmanager’, een P2’er die op de achtergrond betrokken wordt bij een project en als klankbord kan worden ingezet. Thomas: “Bij ons heeft collega Marinda Gaillard op de achtergrond en soms ook op de voorgrond meegedacht hoe we zaken het beste procesmatig konden aanpakken. Vanuit haar rol als project- en procesmanager bij de gemeente Hilversum neemt ze een bak aan ervaring mee op het gebied van Smart City en digitalisering.”

Marinda en Niels

Drie opties

Wat Niels en Thomas na hun onderzoek kunnen meegeven aan de gemeente is dat Ede op drie manieren met Smart City initiatieven om kan gaan. Voor elke van de opties geldt dat het echt bij Ede past en uitvoerbaar is omdat alle betrokkenen vanaf het begin zijn aangehaakt. Thomas: “Ede kan óf een nieuw programma starten waarmee Smart City projecten centraal worden aangestuurd. Of aansluiting vinden bij het programma over Datagedreven Werken dat veel gemeenten al hebben. Een derde optie is om een aantal kleine pilots te starten om te kijken hoe Smart City initiatieven passen in de procedures van de gemeente en daarna aansluiten bij het Programma Datagedreven werken.”

Maatschappelijke opgave

De laatste optie heeft onze voorkeur, vertelt Thomas. “Deze hands-on aanpak leidt tot geslaagde implementaties in de toekomst en sluit, dankzij de opgedane praktijkervaring, mooi aan bij het programma voor Datagedreven Werken.” Volgens Niels kan de gemeente Apeldoorn als voorbeeld dienen bij de keuze. “Die gemeente beoordeelt vooraf of een Smart City initiatief een bijdrage levert aan een maatschappelijke opgave, bijvoorbeeld verbetering van de verkeersdoorstroming, of toename van  de veiligheid. Deze wijze van benaderen past mogelijk ook bij Ede.”

Tips voor gemeenten

Niels en Thomas hebben nog een tip voor andere gemeenten die ook aan de slag willen met Smart City. Thomas: “Het uitgangspunt van de gemeente Ede was: kijk wat je hebt en gebruik daarin wat logisch is. Dat zouden wij ook aan andere gemeenten willen meegeven. Maak gebruik van wat er is en wat ook echt werkt. Benut hetgeen je als gemeente in huis hebt aan processen en procedures om met de beoordeling van de initiatieven aan de slag te gaan.” Niels vult aan: “Slim volgen is het sleutelwoord. Ook dat is Smart City, het gaat er dus niet alleen om wát je doet maar zeker ook hoé je het slim vormgeeft en organiseert. En de gemeente Ede weet inmiddels hoe zij hier haar voordeel mee kan doen.”

Verbinding

Volgens opdrachtgever Peter Scheepers, Interim CIO bij de gemeente Ede, is de verbinding zoeken het sleutelwoord in de werkwijze van P2. “Niels en Thomas waren voortdurend op zoek naar verbinding, op de inhoud en tussen mensen. Dat deden ze door steeds de interactie op te zoeken, in alle overleggen en daarbuiten. Niels en Thomas nemen niet te snel dingen aan, maar stemmen eerst goed af voordat ze overgaan tot uitwerking.”