Smart City-oplossingen kunnen bijdragen aan een leefbaarder stad. Maar hoe word je als stad een Smart City? De kans op succes neemt toe als je heldere doelen stelt, gebruikers nauw betrekt en als publieke en marktpartijen samenwerkt om elkaars expertise te benutten. Deze voorwaarden zet je centraal voordat je de opdracht voor een eventuele aanbesteding op papier zet. Tenminste, zo heeft Smart City Hilversum het aangepakt. Een omgekeerde wereld als je het vergelijkt met hoe reguliere aanbestedingen worden uitgezet. 

P2 heeft een cruciale rol gespeeld, met name in de voorbereiding, om tot een succesvolle aanbesteding te kunnen komen. Hoe? Door buiten de gebaande paden te treden én te blijven geloven dat met een andere manier van samenwerken er een beter resultaat behaald kan worden. In dit artikel lees je de tips van P2’ers  Mercè de Miguel Capdevila en Marinda Gaillard, projectleiders tijdens het proces.

Zelf aan het stuur

Mercè de Miguel Capdevila: "Gemeente Hilversum zocht in 2018 een geschikte projectleider Smart City. Ze wilde de aanbesteding van Smart City graag anders aanpakken. Voor de gemeente was één ding heel duidelijk: de ontwikkelingen op het gebied van Smart City zijn niet te stoppen. Daarom wilde ze geen afwachtende houding aannemen maar zelf plaatsnemen aan het stuur.

Een aanbesteding van een ambitie en samenwerkingsrelatie

Om een Smart City te realiseren, is een samenwerking nodig tussen verschillende marktpartijen; tot die conclusie was de gemeente gekomen tijdens verkennende gesprekken. Kennis van de markt maar ook van de lokale situatie in Hilversum is onontbeerlijk. Hoe breng je die kennis samen? Een langjarige samenwerking gericht op doen, leren en beter doen was het doel. Maar hoe geef je een aanbestedingsprocedure zo effectief mogelijk vorm, zodanig dat alle partijen hetzelfde doel en resultaat voor ogen hebben en houden?

Een aanbesteding van een ambitie én samenwerkingsrelatie. Dat was nieuw. Voor de gemeente maar ook voor marktpartijen. Daarom deel ik graag mijn tips, die met name interessant zijn voor gemeenten die ook aan de slag willen met samenwerken nieuwe stijl."

 Mercè’s tips:

1. Zet doelen en ambitie centraal in de aanbesteding. Het doel van de gemeente Hilversum is om een Smart City te worden en daarmee het leven van haar burgers aangenamer te maken. Veiliger, mobieler, duurzamer en gezonder. Omdat de gemeente bij aanvang van het aanbestedingstraject nog niet precies wist hoe ze dat doel kon bereiken, is de vraag bij de markt neergelegd: dit zijn de kaders, hoe denken jullie dat we dit samen kunnen realiseren? En wat vraagt dit van onze samenwerking? Deze vragen waren de basis om te komen tot de keuze voor het winnende consortium.
2. Zoek actief de samenwerking op met andere partijen. Beperk je hierin niet, maar houd een open blik. Denk bijvoorbeeld aan bewoners, onderwijs- en onderzoeksinstellingen, marktpartijen, VNG en andere overheden. Bedenk waarom een samenwerking met een bepaalde partij -voor een bepaald project- nuttig kan zijn. Deze aanpak past ook binnen de doelstelling van de Omgevingswet, waarin meer initiatief bij de burgers en marktpartijen komt te liggen en er op een andere manier wordt samengewerkt. 
3. Investeer veel tijd in het leren kennen van je samenwerkingspartner(s). De intentie om met elkaar te willen samenwerken moet er zijn vanaf dag één. Bouwen aan onderling vertrouwen doe je door duidelijk, open en transparant te zijn. Het is belangrijk om elkaars verschillen te erkennen en je te verdiepen in elkaars belangen. Vaak worden er allerlei veronderstellingen gedaan waar je verderop in het proces last van kan krijgen. Voorbeelden: projectontwikkelaars willen zo veel mogelijk geld verdienen met grond, of gemeenten hebben geen geld om in bepaalde ontwikkelingen te steken. Maar kloppen die ook? Dat moet je uitzoeken. Steeds vanuit het gedeelde belang denken: hoe kan het wel? 
4. Ga met elkaar door tot de kern van de zaak helder is. Een concreet voorbeeld: aan het begin van dit aanbestedingsproces was er veel aandacht voor sensoren. Die geven namelijk belangrijke informatie over de luchtkwaliteit van de stad. Met die informatie kan de gemeente de luchtkwaliteit verbeteren en daardoor bijdragen aan het doel dat zij zichzelf heeft gesteld: het leven van haar burgers veraangenamen. Maar na de dialoogsessies met de samenwerkingspartijen kwamen we tot een ander inzicht, namelijk: het gaat niet om de middelen, in dit geval sensoren. Het gaat om het verzamelen van data. De technologie ontwikkelt zich razendsnel; staar je dus niet blind op één middel of instrument maar kijk naar het echte doel.  

Over de samenwerkingsovereenkomst  

Mercè de Miguel Capdevila: "Gemeente Hilversum heeft haar inkoopbeleid rond deze aanbesteding heel bewust uitgezet volgens de geest van de Omgevingswet. De uiteindelijke  samenwerkingsovereenkomst inspireert door aandacht te geven aan de bijdragen en resultaten van alle partijen, ook van burgers. Natuurlijk moet er aandacht aan risico’s worden besteed; dit hoeft echter niet de boventoon te voeren van de samenwerkingsovereenkomst. Hoe gaan we met elkaar om, hoe gaan we gezamenlijk ons doel bereiken?

In mei 2019 is het winnende consortium gekozen, na een aantal intensieve dialoogsessies met verschillende consortia. In de dialoogfase heeft één van de drie consortia besloten niet in te zetten op het vervolgtraject omdat zij vanuit een andere visie keken naar het realiseren van Hilversum Smart City. En ook dat is oké.

We zijn inmiddels begonnen en hebben een stevig programma opgesteld voor de realisatie van Smart City Hilversum. De zin om samen te werken spat van de overeenkomst af. Handelen in de geest van de Omgevingswet betekent ook dat je een product hebt dat in zichzelf inspireert. Dat is in Hilversum gelukt en dat vind ik knap. Ook marktpartijen zijn hierbij gebaat. Gemeente Hilversum is hierin een lichtend voorbeeld voor anderen."

terug naar nieuwsbrief