Water bij de wijn is hierbij juist niet de insteek,’ aldus Marja van Schie. Vanuit haar rol als onafhankelijk procesbegeleider in onderhandelingsprocessen, bijvoorbeeld voor complexe opgaven in het landelijk gebied, deelt ze haar kennis over onderhandelen met ngo’s.

Met ngo’s aan tafel

In Nederland moeten we op veel terreinen samenwerken om maatschappelijke vraagstukken aan te pakken.  Opgaven waarbij niemand dé eigenaar is en veel verschillende partijen er wel iets over te zeggen of mee te maken hebben. De politiek, natuurorganisaties, de bouw, de boeren of vertegenwoordiging van burgers om maar een paar stakeholders te noemen. Deze partijen hebben allemaal een eigen agenda en een eigen achterban. Daarnaast vertegenwoordigt een breed scala aan organisaties, ook wel ngo’s (non gouvernementele organisaties) een achterban die een maatschappelijk doel nastreven. Zoals bijvoorbeeld milieuorganisaties of mensenrechtenorganisaties. Om hun doel te bereiken, hanteren ze verschillende strategieën, waaronder bijvoorbeeld actie voeren en de publiciteit zoeken met hun boodschap. ‘Deelnemen aan een onderhandeling, meepraten, belangen inbrengen en bijdragen aan oplossingen kan voor hen voelen als een spagaat omdat dit haaks staat op hun oorspronkelijke strategie en verwachtingen van hun achterban.'

Hoe helpt Verbindend Onderhandelen?

Wat kunnen we als procesbegeleiders, met onze vakkennis over Verbindend Onderhandelen doen om deze ngo's in de goede rol te krijgen in een onderhandeling? Marja: "want ze roeren zich wel en hebben ook vaak veel kennis, unieke perspectieven en goeden ideeën. Je wilt ze erbij hebben. Tegelijkertijd kan het ook gebeuren dat ze op het laatst uit de onderhandeling stappen bijvoorbeeld als hun achterban zich niet achter de onderhandelaar of uitkomsten schaart. Dat brengt een enorme onzekerheid en soms zelf een onveilig gevoel mee aan tafel. Bedrijven en overheidsorganisaties vinden het daarom vaak spannend om met hen aan tafel te gaan. Maar vanwege de achterban die ze vertegenwoordigen, zijn ze wel een relevante partij om tot een succesvolle uitkomst te komen."

Hierbij vijf tips hoe je samenwerkt aan de onderhandelingstafel met ngo's.

1. Positief framen

Wees bewust van het belang van taal, en dat een positieve connotatie bijdraagt aan een positieve mindset en daarmee een positief resultaat. Marja: ‘Frappant is bijvoorbeeld dat we eigenlijk geen goede naam hebben voor dit type organisaties. Ngo zegt vooral wat ze niet zijn.’ Géén overheid en geen bedrijf, maar wel een groep die een stem uit de samenleving wil laten doorklinken. Deze negatieve benaming heeft ook impact op de wijze van benadering van onderhandelen met ngo's.

2. Veilige ruimte

Om vertrouwen aan tafel te bereiken, spreken wij bij aanvang van de gesprekken af dat de onderhandelingsruimte een veilige ruimte is, niet een plek waar je je identiteit hoeft moet verloochenen. Het moet een plek zijn waar je vrij informatie met elkaar deelt, geen belangrijke informatie achterhoudt of tussentijds naar buiten laat lekken. Voorafgaand aan de onderhandeling kan het helpen de rol van een ngo aan tafel expliciet te maken, voor henzelf én de andere partijen aan tafel: géén (of soms ook: hoe om te gaan met) activistische acties tijdens het proces. Ook kunnen partijen elkaar onderling helpen om de gekozen oplossing aan de onderhandelingstafel over te brengen aan hun achterban.

We nodigen in Nederland soms iets te enthousiast partijen uit om mee te praten

3. Duidelijke opdracht

Marja: ‘We nodigen in Nederland soms iets te enthousiast partijen uit om mee te praten. Beter is het om te zeggen: we hebben je graag aan tafel, maar dat vergt ook iets van je. Dat zorgt voor een andere instelling onder de deelnemers. Wees heel duidelijk in het eerste 1-op-1 gesprek over de context, over het proces, hoe ze aan tafel komen en wat van ze verwacht wordt. Test dit in de eerste bijeenkomst en geef ze feedback op hun rol na de eerste bijeenkomst. Niet op een belerende manier maar over wat je objectief gezien hebt en wat het effect daarvan is.’

4. Afspraken nakomen

Als de partijen aan tafel komen, worden eerst samen procesafspraken gemaakt om de manier van werken met elkaar goed af te stemmen. Juist vóórdat het over de inhoud gaat. We spreken af hoe partijen hun achterbannen tussentijds informeren. Dat is altijd balanceren tussen vertrouwelijkheid die het proces nodig heeft en transparantie over wat er inhoudelijk besproken wordt om tot goede oplossingen te komen.

Marja: 'Ook is het belangrijk dat je bij de start van het proces goed afspreekt wat de partijen aan tafel doen en wat ze eventueel buiten de tafel doen. Onaangename verrassingen kunnen veel ‘processchade’ veroorzaken, waardoor je vaak het vertrouwen weer opnieuw moet opbouwen. Wanneer partijen elkaars identiteit goed kennen, kan er vaak meer dan je denkt.'

5. Stel heldere criteria op

Marja: ‘Stel als procesbegeleider aan de partijen aan tafel de vraag aan welke criteria een succesvolle uitkomst moet voldoen. Dit kun je niet vroeg genoeg in het proces ter sprake brengen omdat dit duidelijk maakt wat belangrijk is voor de verschillende stakeholders. Juist ook voor ngo’s is het van belang die criteria vroeg ter sprake te brengen, zodat zij aan hun achterban kunnen toelichten waarom en hoe zij deelnemen aan de onderhandeling.’

Meerwaarde voor alle partijen

Onderhandelen heeft vaak een negatieve lading. Er zit iets in van ‘handje klap’, of ‘water bij de wijn doen’. Dat is niet de insteek van de Mutual Gains Approach: ‘We zoeken niet naar een grijs compromis waar niemand zin in heeft,’ aldus Marja. ‘We zoeken naar een oplossing die meerwaarde heeft voor zo veel mogelijk partijen. Daarbij staan niet de standpunten maar de belangen centraal.’

‘Verbindend Onderhandelen komt de samenwerking met ngo’s zeker ten goede. Daarbij wordt hun rol in de onderhandelingen vanaf het begin van het proces transparant gemaakt. Zowel voor zichzelf, de andere partijen aan tafel en ook voor hun achterban. En met de opgedane inzichten kunnen we hen nog beter helpen in het vinden van gedragen oplossingen.’

Wil je meer weten over Verbindend Onderhandelen of heb je andere vragen over processen begeleiden aan de onderhandelingstafel? Mail of bel dan met Marja.