P2’er Peter Coesmans kwam tot voor kort iedere maand samen met een stuurgroep van verschillende partijen. Samen ontwikkelen zij een programma om het groeiend aantal reizigers in de toekomst in goede banen te leiden. Hoe zorg je dat zo’n proces doorgang vindt als je niet meer met elkaar om de tafel kan? Peter Coesmans: ‘Deze manier van werken vergt een veel strakkere regie en voorbereiding.’ 

‘We zijn met drie programmamanagers. Samen bereiden we de sessies van de stuurgroep voor. Ik ben gewend om tijdens dit soort sessies onderwerpen op tafel te leggen om dan en daar te bespreken. ‘Dat kan nu niet,’ vertelt Coesmans. ‘Dat komt omdat vergaderen via video een heel andere dynamiek kent. Non-verbaal gedrag en intonaties, de kleine signalen die laten zien of iemand iets wil gaan zeggen of het er niet mee eens is, die mis je.’

Coesmans: ‘In een livesessie kan je de structuur meer open laten, discussies ruim laten voeren omdat deze ook constructief zijn. Deze live vergaderingen met hun eigen dynamiek zijn een onderdeel van het proces om tot gedragen oplossingen en realisatie te komen. Die dynamiek ontbreekt in een online omgeving, zodat je daar veel meer moet sturen op de effectiviteit van een bijeenkomst dan op de efficiency in het proces.’

Je moet  meer sturen op de effectiviteit van een bijeenkomst danop de effficiency in het proces.

Managen van verwachtingen nog belangrijker

Een maand geleden moest de overgang worden gemaakt van ‘live’ samenkomen naar vergaderen via video. Wat is het effect daarvan op de voorbereiding? Coesmans: ‘Waar ik voorheen van tevoren een Powerpoint met meerdere sheets rondstuurde, bedenk ik nu in een vroeger stadium waar we het precies over gaan hebben. Je wil immers uit de groep halen wat er op dat moment speelt en daar in een live meeting op inzoomen.’

Dit moet op een andere manier gefaciliteerd worden, meer gestuurd op de effectiviteit van een bijeenkomst en het proces. Coesmans: ‘Het managen van verwachtingen is nog belangrijker geworden. Ik maak de presentatie strakker en bondiger en leg deze samen met eventuele vragen een week voor de meeting bij de deelnemers neer. Zij moeten ook weten wat er van ze wordt verwacht. Als facilitator speel ik kort op de bal, zo zorg ik ervoor dat de stuurgroep wendbaar blijft.’ Coesmans benadrukt om met elkaar geen grote, alomvattende beslissingen te maken. Werk kortcyclisch, zodat je als stuurgroep flexibel blijft en op de toekomst kunt anticiperen.

Om tijdens de e-meeting niets te missen, hebben de programmamanagers de taken verdeeld: ‘Eén van ons toont de presentatie en deelt zijn scherm. Daardoor mist hij non-verbale zaken. Ik heb daar, als begeleider/voorzitter, juist aandacht voor, terwijl de derde aantekeningen maakt. Die rolverdeling is nodig, want kijken en luisteren is lastiger via video. Met al die schermpjes waar je mensen op ziet, moet je je goed concentreren om alle signalen op te vangen.’

Ervaring met internationale projecten

Gelukkig heeft Coesmans ervaring met dit type meetings omdat hij ook internationale projecten begeleidt. Daar is ontmoeten op afstand normaler. ‘Voor een multinational hebben we met teams in vier landen project startups uitgevoerd. We zagen elkaar maximaal een half uur via video en dan gingen mensen anderhalf uur uiteen om een vraag te beantwoorden en die vervolgens terug te rapporteren in de groep. De ervaring leert dat mensen maximaal 30 tot 45 minuten geconcentreerd naar een beeldscherm kunnen staren om een presentatie te volgen; een uur is echt te lang,’ deelt Coesmans.

Je moet ervaring hebben om dit goed te leiden wanneer het spannend wordt.

Na drie kwartier kan je het beste een wandeling gaan maken of op een andere manier even je zinnen verzetten. Vergaderen via het beeldscherm kan echt veel energie kosten, geeft hij aan. Coesmans: ‘Het faciliteren van een online vergadering met verschillende stakeholders vraagt nog meer van de competenties van een facilitator. Je moet ervaring hebben om dit goed te leiden wanneer het spannend wordt.’

Virtuele teambuilding: koffiemeetings

Dat deze manier van vergaderen anders is, is iets waar organisaties rekening mee moeten houden. Coesmans: ‘Nu gaat het nog wel, omdat we gewend waren elkaar ook live te zien. Daardoor kan je mensen wel een beetje inschatten. Maar als je voor het eerst gaat samenwerken met mensen via video die je niet eerder in levende lijve hebt ontmoet, is het lastiger om elkaar te begrijpen en tot elkaar te komen.’ Daarom pleit hij ervoor om ook informele momenten in te bouwen in meetings: ‘Virtuele teambuilding is echt belangrijk. Je moet weten hoe het met mensen gaat om goed te kunnen samenwerken.

Mensen zitten deze dagen volgepland met videomeetings en calls. Er is amper ruimte om even stoom af te blazen. Plan daarom koffiemeetings in, ook in projectteams en stuurgroepen. Het klinkt misschien gek om dat in je agenda te zetten maar al die momenten dat je elkaar voorheen informeel tegenkwam, tijdens de lunch of bij het koffieapparaat, moet je nu proactief creëren. Aandacht voor elkaar is belangrijk, juist nu. Hoe langer deze situatie gaat duren, hoe belangrijker het wordt om zo in contact te blijven. Anders gaan we daar op termijn de negatieve gevolgen van merken.’